Da quando è arrivata Olli, la domanda che mi viene fatto più spesso è “ma come fai a lavorare con lei a casa?”. Premesso che c’è anche mio marito con cui mi alterno nelle esigenze di tutti i giorni (non mi stancherò mai di ripetere quanto lui sia fondamentale per la riuscita del mio lavoro), provo a dirvi un pochino come è possibile che io riesca a lavorare (e quindi portare a casa un dignitosissimo stipendio) nella mia condizione familiare (che al momento include 3 figli che vanno a scuola + una neonata di 7 mesi)
Organizzare
Il primo pilastro fondamentale perché il mio lavoro funzioni è l’organizzazione. Quando parlo di organizzazione mi riferisco a tre momenti particolari in cui mi dedico a strutturare il lavoro:
- Una volta all’anno (+ revisioni) – Planning annuale (finanziario, di business e di marketing): questa parte è quella che viene prima di tutto il resto e sarebbe buona cosa dedicarsi al planning dell’anno successivo durante l’estate di quello corrente, ma per me l’estate non è un buon momento di concentrazione (leggi: bambini a casa da scuola) e soprattutto c’è ancora troppo tempo perché si concluda l’anno e con buona probabilità le idee sarebbero poco realistiche; quindi io mi dedico al planning per l’anno successivo verso ottobre/novembre. In un paio di giorni metto nero su bianco tutte le idee che vorrei sviluppare l’anno successivo (e che mi sono appuntata ogni volta che me n’è venuta in mente una), le suddivido per i diversi mesi (trimestralmente) approfondendo il primo trimestre e iniziando a verificare se e dove devo iniziare a muovermi:
- Una volta ogni mese/trimestre – Spezzettamento dei singoli progetti (in corso e in planning): negli anni mi sono accorta che non basta scrivere che si vuole fare una cosa, è necessario scrivere anche come dalla fase zero si arriva alla chiusura di un progetto in modo tale da avere ben chiaro quali e quanti passaggi sono necessari e quindi “calendarizzabili”.
- Una volta a settimana/mese – Calendarizzazione: un’altra cosa che ho imparato è che le lunghe to do list non funzionano se non sono effettivamente degli elenchi di piccole cose da fare in un determinato momento. Di fatto si tratta di prendere le fasi spezzettate nel punto precedente e inserirle nell’agenda tenendo conto di scadenze, priorità e tempi necessari per portare a termine ciascuna di esse.
Semplificare gli strumenti
Ho usato tantissimi diversi strumenti in questi anni di lavoro ma da un anno a questa parte ho capito che io ho bisogno di pochi strumenti e nel mio caso si tratta di 4 strumenti (+ 1)
- L’agenda dove segno scadenze e appuntamenti (privati e di lavoro). Quest’anno uso quella della banca perché prenderne una creativa mi sembrava uno spreco.
- Google Drive dove lavoro ai miei contenuti creativi (scrivo i testi del blog/newsletter/Calendari editoriali/Planning/lavori condivisi con i clienti ecc.)
- Google Keep dove prendo appunti al volo, spezzetto le fasi dei singoli progetti, salvo link
- Il Quaderno delle liste: un semplice quaderno con pagine bianche che divido in tanti spazi quanti sono i giorni della settimana e assegno a ciascun giorno alcune delle fasi dei singoli progetti in modo tale da farne un po’ per volta e riuscire a concluderle.
- L’ultimo strumento è una grande lavagna che ho in terrazzino e che ha l’unico scopo di farmi capire come sono distribuite le scadenze o i lanci in quel determinato mese. Di fatto si tratta di un planner mensile su cui appiccico dei post it.
Delegare
Questa per me è una novità perché ho iniziato effettivamente a delegare dalla metà dello scorso anno. Sia chiaro, ho sempre delegato quelle cose ostiche per me tipo la realizzazione e la manutenzione del sito, creazione di loghi o illustrazioni per determinati progetti, ma la delega quella vera, quella in cui dici a una persona “ho bisogno che tu ti faccia carico di questo pezzo del mio lavoro”, non ero mai riuscita ad affrontarla finché non ho capito che, quando il tempo scarseggia, non si può pensare di utilizzarlo per cose che non hanno a che fare con la creazione di prodotti/servizi vendibili (continuando a rendere e che sostenibile l’attività). Così, piano piano ho iniziato a vedere la delega come un investimento perché è in tutto e per tutto uno strumento che mi permette di “produrre di più”.
E poi c’è la vita
Sarei davvero poco onesta se mi fermassi qui, dando la sensazione che questo sistema sia perfetto e infallibile, ma come tutti i sistemi che hanno a che fare con la vita ci sono costanti margini di errore, cambi di programma, imprevisti e pezze da attaccare, ma avere un sistema da cui partire permette di avere chiare direzioni e tempi per poi lavorare all’armonia di cui parlavamo la volta scorsa con una buona dose di flessibilità e creatività.
